Jo Didenybės ambasadoriaus vykdomasis padėjėjas

Kas mes esame

Didžiosios Britanijos ambasada Vilniuje yra pasaulinio tinklo, atstovaujančio Didžiosios Britanijos politiniams, ekonominiams ir konsuliniams interesams užsienyje, dalis. Šiuo metu ieškome ambasadoriaus vykdomojo asistento (-ės) prisijungti prie mūsų komandos Vilniuje.

Tai puiki galimybė entuziastingam ir iniciatyviam asmeniui tiesiogiai susipažinti su tarptautinės diplomatijos pasauliu. Būdami ambasadoriaus vykdomuoju asistentu (-e), atliksite svarbų vaidmenį stiprinant Jungtinės Karalystės ir Lietuvos dvišalius santykius, užtikrindami, kad ambasadorius būtų veiksmingai ir veiksmingai remiamas dinamiškoje ambasados aplinkoje.

Vaidmuo:

Būdami ambasados centre, valdysite dinamišką ir dažnai įtemptą ambasadoriaus darbo grafiką, subalansuodami konkuruojančius prioritetus ir aiškiai suprasdami įsipareigojimus.

Glaudžiai bendradarbiausite su kolegomis iš visų komandų, kad užtikrintumėte, jog ambasadorius būtų visiškai pasiruošęs, gerai informuotas ir galėtų veiksmingai bendradarbiauti aukščiausiu lygiu.

Pagrindinės atsakomybės sritys

Pagalba Jo Didenybės ambasadoriui (HMA)

• Tvarkyti ir prižiūrėti HMA darbotvarkę, užtikrinant veiksmingą prioritetų nustatymą, efektyvų darbo grafikų sudarymą ir išankstinį planavimą
• Užtikrinti, kad HMA būtų visiškai pasirengusi įsipareigojimams, iš anksto koordinuojant informacinius pranešimus ir pagrindinę medžiagą
• Organizuoti HMA susitikimus ir renginius, įskaitant pusryčius, pietus, vakarienes, priėmimus ir oficialius susitikimus
• Planuoti ir koordinuoti ekonomiškai efektyvius ir veiksmingus transporto susitarimus
• Užsakyti ir koordinuoti informacinių pranešimų paketus ir kalbų užrašus iš atitinkamų komandų
• Tvarkyti HMA korespondenciją, filtruoti laiškus ir kvietimus
• Bendradarbiauti su politikos komandomis, kad būtų rekomenduojama priimti arba atmesti kvietimus, pateikiant aiškias priežastis

Renginiai ir vizitai

• Padėti organizuoti įvairius renginius ir vizitus, pradedant mažais rezidencijos renginiais ir baigiant dideliais ambasados renginiais
• Bendradarbiauti su rezidencijos ir renginių vadovu, koordinuojant pagrindinius renginius, įskaitant:

Kasmetinį Karaliaus gimtadienio vakarėlį ir Atminimo pamaldas

• Padėti logistikos ir įsipareigojimų planavimo srityje regioninių vizitų ir atvykstančių vyresniųjų vizitų metu lankytojai

Administracinė ir sekretoriato parama

• Rengti, formatuoti ir išduoti oficialią korespondenciją HMA vardu, įskaitant verbalines notas ir ministrų laiškus
• Vykdyti sekretoriato funkcijas pasirinktuose HMA pirmininkaujamuose posėdžiuose (darbotvarkės sudarymas, užrašų darymas, tolesni veiksmai)
• Teikti platesnę administracinę paramą visoje ambasadoje, įskaitant korporacines užduotis, vidinių posėdžių koordinavimą ir renginių logistiką
• Retkarčiais teikti asmeninę pagalbą misijos vadovo pavaduotojui, įskaitant kalendoriaus valdymą ir vizitų koordinavimą

Bendradarbiavimas ir suinteresuotųjų šalių įtraukimas

• Užtikrintai bendrauti su vyresniaisiais vidaus ir išorės suinteresuotaisiais asmenimis HMA vardu
• Glaudžiai bendradarbiauti su politikos, korporacine, gynybos ir kitomis ambasados komandomis, siekiant koordinuoti veiklą
• Užtikrinti aukštą klientų aptarnavimo ir profesionalumo lygį visose sąveikose

Komandos indėlis

• Prisidėti prie teigiamos, įtraukios ir palaikančios darbo kultūros
• Dalintis žiniomis ir remti kolegų mokymąsi ir tobulėjimą
• Demonstruoti lankstumą, bendradarbiavimą ir profesinį sąžiningumą

Nepraleiskite šios galimybės!

BŪTINA KVALIFIKACIJA, ĮGŪDŽIAI IR PATIRTIS

Idealus kandidatas pasižymi:

• Puikiomis profesinėmis anglų ir lietuvių kalbų mokėjimo savybėmis (raštu ir žodžiu; bent C1 lygis pagal CEFR*)
• Puikūs organizuotumo įgūdžiais ir dideliu dėmesiu detalėms
• Gebėjimu nustatyti prioritetus, efektyviai valdyti ir vykdyti kelias ir viena kitai konkuruojančias užduotis laikantis griežtų terminų
• Puikūs bendravimo įgūdžiai
• Gebėjimas efektyviai dirbti komandoje
• Pozityvus, atviras ir lankstus požiūris
• Puikūs IT įgūdžiai, ypač „Microsoft Outlook“, „Teams“, „Excel“ ir „Word“
• Noras ir gebėjimas peržiūrėti, tobulinti ir tobulinti esamas sistemas

PASTABA: Pokalbio etape, be pokalbių, bus atliekamas praktinis vertinimas.

PAGEIDAUJAMA KVALIFIKACIJA, ĮGŪDŽIAI IR PATIRTIS

Privalumas:

• Ankstesnė panašios pagalbinės pareigos patirtis
• Patirtis renginių valdymo srityje
• Patirtis vizitų ir diplomatinio protokolo srityse

REIKALINGAS ELGESYS: Keitimas ir tobulėjimas, bendravimas ir įtakos darymas, greitas rezultato teikimas, kokybiškų paslaugų valdymas

Tai yra visos darbo dienos 35 grynosios valandos per savaitę, nuolatinė sutartis, AO lygio pareigos.

Galima apsvarstyti lankstų darbo grafiką, tačiau atsižvelgiant į šios pareigybės reikalavimus, dažniausiai tikimasi darbo biure.

Pareigybės pradžios data – kuo greičiau, atsižvelgiant į kandidato laisvas vietas ir įdarbinimo proceso trukmę.

Mes siūlome:

• Bazinį mėnesinį atlyginimą – 2 361 EUR (bruto)
• Priedus, priklausančius nuo darbo rezultatų
• Dosnią privačią sveikatos draudimo sistemą (po sėkmingo bandomojo laikotarpio)
• Didelį dėmesį mokymosi ir tobulėjimo galimybėms (elektroninis mokymasis, tobulėjimo programos)
• 35 valandų darbo savaitę, ypatingą dėmesį skiriant darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyrai. Galima apsvarstyti lankstų darbo grafiką, tačiau atsižvelgiant į šios pareigybės reikalavimus, dažniausiai tikimasi darbo biure.
• 22 metinės atostogos
• 14 valstybinių švenčių dienų
• Didelis dėmesys darbuotojų psichinei sveikatai ir gerovei
• Galimybė dirbti tarptautinėje aplinkoje

Visi kandidatai turėtų turėti teisę gyventi ir dirbti Lietuvoje. Didžiosios Britanijos ambasada neremia darbo leidimų. Jungtinės Karalystės ambasados Vilniuje vietoje įdarbintiems darbuotojams taikomos Darbo sutarties sąlygos pagal vietos Lietuvos darbo įstatymus.

Vizos / darbo leidimo reikalavimai: kandidatai šiuo metu turi turėti savarankišką teisę gyventi ir dirbti Lietuvoje ir būti pasirengę užtikrinti, kad ši teisė išliktų visos sutarties galiojimo laikotarpiu.

Atkreipkite dėmesį, kad jūs esate atsakingi už tai, kad atitiktumėte teisinius reikalavimus gyventi ir dirbti šioje šalyje. Leidimus gyventi ir dirbti Lietuvoje reikia gauti prieš įdarbinant.

Skelbime nurodyta pradžios data yra tik numatoma pradžios data. Paskyrimas gali prasidėti anksčiau arba vėliau, priklausomai nuo kelių veiksnių.

• Daugiau informacijos apie Bendruosius Europos kalbų metmenis rasite CEFR svetainėje. Atminkite, kad jei būsite pakviesti į pokalbį, bus vertinami jūsų kalbos įgūdžiai.

Britanijos vyriausybė yra įtrauki ir įvairovei palankiai vertinanti darbdavys. Mes vertiname skirtumus, skatiname lygybę ir kovojame su diskriminacija, stiprindami savo organizacinius gebėjimus. Mes laukiame ir skatiname teikti paraiškas iš visų sluoksnių žmonių. Mes nediskriminuojame dėl negalios, rasės, odos spalvos, etninės kilmės, lytinės tapatybės, religijos, seksualinės orientacijos, amžiaus, veterano statuso ar kitos įstatymų saugomos kategorijos. Mes skatiname šeimai palankias lanksčias darbo galimybes, kai tai leidžia veiklos ir saugumo poreikiai. FCDO valdo lanksčią darbo jėgą, ir siekiant tai palengvinti, jums gali tekti laikas nuo laiko atlikti kitas pareigas, jei pagrįstai to reikalaujame.

2361 €/mėn. neatskaičius mokesčių

Antakalnio g. 2, Vilnius, Vilniaus m. sav. Apskaičiuokite kelionės laiką iki darbo